米国の企業は毎年、会議で370億米ドル（約4兆3,877億円）もの損失を出しているという。Appleの共同創業者で前CEOの故スティーブ・ジョブズ（Steve Jobs）は、なんとかAppleをそれらの損失を出している企業から外すように努力をしていた。

以下にジョブズがAppleの会議で最も効果を上げるために実行していたという3つの方法を紹介しよう。
あなたの会社でもきっとすぐに実行できるはずだ。

1. 会議への参加者はできるだけ少なくする

Ken Segallが”Insanely Simple”という書籍の中で、ジョブズが会議に参加する人を出来るだけ少なくする方法について記述している。

ある日、ジョブズがAppleの広告代理店が週の定例会議を行った。会議を始める前に、彼は会議に新しいメンバーがいることに気がついた。Segallはその本の中で、このように記している「彼は突然話をストップし、その両目で会議室の中で不適切なものを睨みつけた。彼はLorrieを指差して言った。”お前は誰だ？”」

Lorrieは静かに、自分が今回の会議に参加するように要求されたと説明した。なぜなら彼女ととある営業プロジェクトに関係があったからだ。ジョブズはその説明を聴き終わってから、非常に礼儀正しく彼女に退席を依頼した。「私は今回の会議にはあなたは必要ないと思う、Lorrie。ありがとう。」

ジョブズはその点、自分に対しても非常に厳しくしていた。米国のオバマ大統領が彼にテクノロジー業界の巨頭会議に参加するよう要請した時、彼は参加を拒否した。その理由は、オバマ大統領が彼の趣味で多くの人を出席させることがわかっていたからだ。

2. 会議に参加した全ての人に議題上の1つのプロジェクトを担当させる

2011年のとあるApple企業文化に関する特集で、《Fortune》の記者Adam Lashinskyが、ジョブズが実際に使用していたいくつかのやり方を紹介している。ジョブズにいわせれば、会議の核心は参加者の”責任感”にあるという。全てのプロジェクトが参加者全てに振り分けられることで、参加したすべての人が自分が何を担当しているのか、何の責任を追わなければならないのかを自覚するのだ。

Lashinskyは、Appleの内部ではジョブズに命名された”DRI（directly responsible individual、直接責任者）”というものが存在していたと記している。DRIの名前は会議スケジュールに必ず記されるため、すべての人が自分が責任を負っている仕事を理解していたという。とあるAppleの元従業員によれば、
「Appleの全ての高効率会議には必ずアクションリストが伴っており、DRIの名前の横は必ずアクションプロジェクトとなっていた」という。「Apple社内では、よく”このプロジェクトのDRIは誰だ？”という質問が聞こえた」という。つまりこれがプロジェクトの責任者を理解する最もいい方法だというのだ。

以前iPodチームで働き、その後Flipboardに転職したGloria Linも、新しい勤務先でもこのやり方を応用しているという。彼女によれば、このやり方は特にベンチャー企業など立ち上がったばかりの企業で非常に役に立つという。「成長過程の会社には大量の仕事があり、多くの重要なことが誰に聞いてもよくわからず、そして誰が責任者なのかもわからず誰も責任を負わず、でもみんな忙しいということがあります。もしとあることが自分の子供のようなものだと感じていたら、あなたはたぶんそれがどのようになっているかについて非常に関心を持つことでしょう」。

3. プレゼン資料で誤魔化さない

ジョブズの伝記を書いたウォルター・アイザックソンは、「ジョブズはいわゆる正式なプレゼンテーションは好きではなく、自分の好きなように話せる一対一の会議の方が好きだった」と記している。

毎週水曜日の午前、彼は営業チームと広告チームとの会議時間を定めない会議をしていた。この会議では参加者はプロジェクターを使うことを一切禁止されており、ジョブズは彼のチームがこういったテクノロジーから離れて、お互いに熾烈な議論を交わし、相手を批判をすることを求めていたという。

「私は彼らがプレゼン資料を使うことで思考をやめてしまうことが嫌いなんだ。プレゼン方法そのものが彼らに問題をもたらしてしまう。私は彼らが会議の中に入ってきて、会議上で問題の根源を見つけ出すことを望んでおり、大量のプレゼン資料をひけらかすことなんかは望んでいない。自分が何を考えているかが明確な人には、プレゼン資料やプロジェクターなんて必要ないんだ」

画蛇添足

この3つはとてもシンプルなやり方だ。恐らく、すぐにでも実行できるはずだ。
前例など気にせずに、実行してみてはいかがだろうか。

記事は以上。